Kurzarbeit & Kurzarbeitergeld in der Abrechnung.

Was ist Kurzarbeit – und wann ist sie möglich?

Bei Kurzarbeit reduziert der Betrieb vorübergehend die Arbeitszeit – bis hin zu „Kurzarbeit null". Für die ausgefallenen Stunden zahlt der Arbeitgeber kein Arbeitsentgelt; stattdessen erhalten die Beschäftigten Kurzarbeitergeld als Lohnersatzleistung, das der Arbeitgeber mit der Abrechnung auszahlt und sich von der Agentur für Arbeit erstatten lässt. Damit das funktioniert, müssen mehrere Voraussetzungen zusammenkommen:

• Erheblicher Arbeitsausfall mit wirtschaftlichen Ursachen oder aufgrund eines unabwendbaren Ereignisses – vorübergehend und nicht vermeidbar (z. B. durch Abbau von Resturlaub oder Zeitguthaben).
• Betriebliche Voraussetzungen: Mindestens ein Drittel der Beschäftigten im Betrieb muss von einem Entgeltausfall von mehr als 10 % ihres monatlichen Bruttolohns betroffen sein – die sogenannte Drittel-Regel.
• Arbeitsrechtliche Grundlage: Kurzarbeit kann nicht einseitig angeordnet werden – nötig ist eine Regelung im Tarifvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder die Zustimmung der einzelnen Mitarbeiter.
• Anzeige bei der Agentur für Arbeit: Der Arbeitsausfall muss schriftlich oder elektronisch angezeigt werden – rechtzeitig, denn KUG gibt es frühestens ab dem Anzeigemonat.

Die Drittel-Regel im Detail

Damit Kurzarbeitergeld überhaupt beantragt werden kann, muss der Arbeitsausfall eine gewisse Mindestbreite in der Belegschaft erreichen: Mindestens ein Drittel der im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer muss von einem Entgeltausfall von mehr als 10 Prozent ihres monatlichen Bruttoentgelts betroffen sein. Das bedeutet in der Praxis: Ein einzelner Mitarbeiter mit reduzierten Stunden reicht nicht aus, damit der ganze Betrieb KUG beantragen kann – erst wenn ein relevanter Anteil der Belegschaft spürbar betroffen ist, greift die Regelung. Für die Berechnung zählt jeder Monat einzeln; schwankt der Arbeitsausfall, muss die Drittel-Regel in jedem Bezugsmonat neu erfüllt sein. Diese Prüfung gehört zu den ersten Schritten, die Lohnhelden bei jeder Kurzarbeits-Anzeige für seine Kunden übernimmt.

So läuft die Abrechnung des Kurzarbeitergelds

Das KUG bemisst sich – vereinfacht – an der Nettoentgeltdifferenz: dem Unterschied zwischen dem pauschalierten Nettoentgelt, das der Mitarbeiter ohne Arbeitsausfall verdient hätte (Soll-Entgelt), und dem Nettoentgelt aus der tatsächlich geleisteten Arbeit (Ist-Entgelt). Davon ersetzt die Agentur für Arbeit 60 Prozent der Nettoentgeltdifferenz – für Beschäftigte mit mindestens einem Kind auf der Steuerkarte erhöht sich der Satz auf 67 Prozent. Wie sich das konkret auf das Netto in der Kurzarbeit auswirkt, lässt sich mit unserem Kurzarbeitergeld-Rechner überschlägig ermitteln.

In der Lohnabrechnung bedeutet das für jeden betroffenen Mitarbeiter und Monat:

1. Soll- und Ist-Entgelt ermitteln – inklusive korrekter Behandlung von Zuschlägen, Einmalzahlungen und Fehlzeiten, die je eigenen Regeln folgen.
2. KUG anhand der amtlichen Tabellenwerte berechnen und steuerfrei auszahlen – mit 60 % bzw. 67 % der Nettoentgeltdifferenz.
3. Sozialversicherungsbeiträge auf das fiktive Ausfallentgelt berechnen – hier gilt: Der Arbeitgeber trägt die Sozialversicherungsbeiträge auf 80 Prozent des Entgeltausfalls vollständig allein, ohne Beteiligung der Agentur für Arbeit und ohne Arbeitnehmeranteil.
4. Abrechnungslisten erstellen und den Erstattungsantrag fristgerecht bei der Agentur für Arbeit einreichen; die Antragsfristen sind Ausschlussfristen.
5. Alles prüfungssicher dokumentieren – KUG-Zeiträume werden von der Agentur für Arbeit regelmäßig abschließend geprüft.

Der dritte Punkt wird in der Praxis häufig unterschätzt: Kurzarbeit ist für Arbeitgeber keineswegs kostenlos. Auf die ausgefallenen Arbeitsstunden werden fiktive Sozialversicherungsbeiträge fällig, berechnet auf Basis von 80 % des ausgefallenen Bruttoentgelts – und diese Beiträge trägt der Arbeitgeber komplett allein, ohne Erstattung durch die Agentur für Arbeit. Wer die Kosten der Kurzarbeit kalkuliert, muss diesen Block zwingend einplanen, sonst gibt es am Jahresende eine böse Überraschung in der Kostenstellenrechnung.

Für die Mitarbeiter wichtig: Das KUG ist steuerfrei, unterliegt aber dem Progressionsvorbehalt – es erhöht den Steuersatz auf das übrige Einkommen und führt in der Regel zur Pflicht, eine Steuererklärung abzugeben. Auf der Lohnabrechnung erscheint es als eigene, steuerfreie Position.

Bezugsdauer: 24 Monate befristet bis Ende 2026

Wie lange Kurzarbeitergeld bezogen werden kann, ist gesetzlich geregelt und wird immer wieder per Verordnung angepasst. Aktuell gilt: Die maximale Bezugsdauer beträgt 24 Monate – diese verlängerte Regelung ist befristet bis zum 31.12.2026. Ab dem 1. Januar 2027 greift dann wieder die reguläre gesetzliche Bezugsdauer von 12 Monaten. Für Betriebe, die jetzt in Kurzarbeit gehen oder planen, länger in Kurzarbeit zu bleiben, ist dieser Stichtag relevant: Wer die Bezugsdauer ausschöpfen will, sollte den Zeitpunkt der Einführung und die Fristenlage im Blick behalten. Lohnhelden verfolgt diese gesetzlichen Änderungen laufend und informiert Kunden rechtzeitig, wenn sich an der Bezugsdauer oder anderen Eckwerten etwas ändert.

Saison-Kurzarbeitergeld: Der Sonderfall Baugewerbe

In der Schlechtwetterzeit gilt für Betriebe des Baugewerbes und einzelner verwandter Branchen das Saison-Kurzarbeitergeld (S-KUG): Es fängt witterungsbedingte und wirtschaftliche Arbeitsausfälle in den Wintermonaten auf – ergänzt um Leistungen wie Zuschuss-Wintergeld und Mehraufwands-Wintergeld, die über Umlagen der Winterbeschäftigungsförderung finanziert werden.

Die Abrechnung ist noch einmal deutlich komplexer als beim regulären KUG, weil Arbeitszeitkonten, Witterungsnachweise und Sozialkassenverfahren (etwa SOKA-Bau) ineinandergreifen. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Dachdeckerbetrieb mit acht Mitarbeitenden, dem im Januar wetterbedingt mehrere Arbeitstage ausfallen, muss gleichzeitig die S-KUG-Anzeige bei der Agentur für Arbeit stellen, die Ausfallstunden korrekt dokumentieren und die laufenden SOKA-Bau-Meldungen unverändert fortführen – drei Verfahren, die ineinandergreifen und bei Fehlern in einem Bereich auch die anderen beiden betreffen können.

Genau hier liegt eine Kernkompetenz von Lohnhelden: Wir rechnen Baulohn inklusive S-KUG für alle Gewerke ab – vom Dachdecker bis zum Zimmerer.

Kurzarbeit ohne Abrechnungschaos

Soll-Ist-Entgelte, Erstattungsanträge, Abschlussprüfungen: Lohnhelden rechnet Kurzarbeit und Saison-KUG routiniert ab – rechtssicher, fristgerecht und haftpflichtversichert. Festpreis ab 8,90 € pro Abrechnungsfall. Über 700 Kunden vertrauen unseren 20+ Experten.

Typische Fehler – und wie Sie sie vermeiden

Dazu kommt der laufende Aufwand: monatliche Anträge mit Fristen, Sonderregeln für Minijobber (die kein KUG erhalten), Wechselwirkungen mit Krankheit und Urlaub sowie die Kommunikation mit verunsicherten Mitarbeitern. Viele Betriebe entscheiden sich deshalb gerade in der Kurzarbeit für eine externe Lohnabrechnung: Die Experten von Lohnhelden übernehmen die komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung samt KUG-Anträgen zum Festpreis – nachzulesen auf unserer Preisseite. Ob das günstiger ist als die Kanzleilösung, zeigt der Vergleich Steuerberater oder Lohnbüro.

Kurzarbeitergeld beantragen: der Ablauf für Arbeitgeber

1. Rechtsgrundlage schaffen

   Betriebsvereinbarung abschließen oder die schriftliche Zustimmung der betroffenen Mitarbeitenden einholen. Ohne diese Grundlage ist die Anordnung von Kurzarbeit unwirksam.

2. Arbeitsausfall anzeigen

   Schriftliche oder elektronische Anzeige bei der zuständigen Agentur für Arbeit, spätestens im Monat des Beginns – mit nachvollziehbarer Begründung des wirtschaftlichen oder witterungsbedingten Ausfalls.

3. Drittel-Regel prüfen

   Für jeden Monat kontrollieren, ob mindestens ein Drittel der Belegschaft von mehr als 10 % Entgeltausfall betroffen ist – nur dann besteht ein Anspruch auf KUG.

4. Monatlich abrechnen

   Soll- und Ist-Entgelt ermitteln, KUG mit 60 % bzw. 67 % der Nettoentgeltdifferenz berechnen, mit der Lohnabrechnung auszahlen und die SV-Beiträge auf 80 % des Ausfalls selbst tragen.

5. Erstattung beantragen

   Abrechnungsliste fristgerecht bei der Agentur für Arbeit einreichen – die Antragsfristen sind Ausschlussfristen und werden nicht verlängert.

6. Schlussprüfung bestehen

   Nach Ende der Kurzarbeit prüft die Arbeitsagentur alle Abrechnungen rückwirkend. Vollständige, saubere Dokumentation vermeidet spätere Rückforderungen.

Kurzarbeit selbst abrechnen oder auslagern?

Häufige Fragen zu Kurzarbeit und Kurzarbeitergeld