PFLICHT AB 1. JANUAR 2027
Entgeltunterlagen elektronisch führen – was zum 1. Januar 2027 auf Sie zukommt
Zum 31.12.2026 endet die Möglichkeit, sich von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen befreien zu lassen. Ab dem 1. Januar 2027 gilt sie für jeden Arbeitgeber – unabhängig von Größe und Branche. Wir haben die Unterlagen für Sie im Griff, bevor die Frist läuft.
- Pflicht ab 01.01.2027
- 13 Unterlagen nach § 8 BVV
- Start ab 1. Oktober 2026
- Haftpflichtversichert
- Die elektronische Führung gilt bereits – zum 31.12.2026 endet nur die Befreiungsmöglichkeit nach § 8 Abs. 3 BVV.
- Betroffen ist jeder Arbeitgeber, unabhängig von Branche und Mitarbeiterzahl.
- § 8 Abs. 2 BVV nennt 13 Unterlagen, die zu den Entgeltunterlagen gehören – viele davon entstehen in keiner Lohnsoftware.
- Ab 01.01.2027 zusätzlich maschinell auswertbar – eingescannte Bilder ohne Metadaten genügen nicht.
- Die Rechtsfolge ist kein Bußgeld, sondern ein Summenbescheid mit geschätzten Beiträgen (§ 28f Abs. 2 SGB IV).
„Ab 2027 wird die elektronische Führung eingeführt.“ Das stimmt nicht. Sie gilt schon länger. Was zum 31.12.2026 endet, ist die Möglichkeit, sich auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung davon befreien zu lassen. Wer diese Befreiung heute nutzt, hat bis zum Jahreswechsel Zeit – danach nicht mehr.
Die Fristen im Überblick
Die Pflicht ist nicht neu – sie wird zum Jahreswechsel nur für alle verbindlich. Der Zeitstrahl zeigt, was wann gilt:
| Station | Was gilt |
|---|---|
| 01.01.2022 | Die begleitenden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV müssen elektronisch vorliegen. |
| seit 01.04.2022 | Die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV sind in Kraft – sie regeln die technischen Anforderungen. |
| bis 31.12.2026 | Befreiung von der elektronischen Führung auf Antrag beim Prüfdienst der DRV möglich. |
| ab 01.01.2027 | Die Befreiungsmöglichkeit entfällt ersatzlos. Elektronische und maschinell auswertbare Führung für jeden Arbeitgeber. |
Was das Gesetz verlangt: drei Normen, eine Pflicht
Die Pflicht selbst steht in § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV: Arbeitgeber führen Entgeltunterlagen, je Beschäftigtem, getrennt nach Kalenderjahren, in deutscher Sprache und geordnet. Was genau darin stehen muss, regelt § 8 BVV. Und § 9 BVV verlangt zusätzlich ein Verzeichnis aller Beschäftigten je Abrechnungszeitraum.
§ 28f Abs. 1 SGB IV
Die Grundpflicht: Entgeltunterlagen führen – je Beschäftigtem, getrennt nach Kalenderjahren, in deutscher Sprache, geordnet und jederzeit verfügbar.
§ 8 BVV
Der Inhalt: in Absatz 1 achtzehn Pflichtangaben zur Person und zum Entgelt, in Absatz 2 dreizehn Unterlagen, die zusätzlich zur Akte gehören.
§ 9 BVV
Das Beschäftigtenverzeichnis: je Abrechnungszeitraum, nach Einzugsstellen getrennt. Alles muss jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sein.
Die dreizehn Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV
Das ist der Kern der Regelung – und die Checkliste, die Sie sonst nirgends kompakt finden. Diese Unterlagen gehören zusätzlich zu den Stammdaten in die Entgeltakte:
| Nr. | Unterlage |
|---|---|
| 1 | Nachweise zu Aufenthaltstitel, Versicherungsfreiheit und Entsendung |
| 2 | Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse nach § 175 Abs. 2 SGB V |
| 3 | Daten der erstatteten Meldungen |
| 3a | Daten der von den Krankenkassen übermittelten Meldungen mit Auswirkung auf die Beitragsberechnung |
| 4 | Verzichtserklärung geringfügig Beschäftigter auf Rentenversicherungsfreiheit |
| 4a | Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht – mit dokumentiertem Eingangstag beim Arbeitgeber |
| 5 | Verzichtserklärung auf die Gleitzonenberechnung in der Rentenversicherung |
| 5a | Erklärung des Arbeitnehmers zur Anwendung der Gleitzonenregelung |
| 6 | Niederschrift nach § 2 Nachweisgesetz |
| 7 | Erklärung über weitere Beschäftigungen – bei kurzfristig und bei geringfügig Beschäftigten |
| 8 | Statusfeststellungsantrag nach § 7a SGB IV samt Unterlagen und Bescheid |
| 9 | Bescheid der Einzugsstelle über die Feststellung der Versicherungspflicht |
| 10 | Entscheidung der Finanzbehörden zu übernommenen Studiengebühren |
| 11 | Nachweis der Elterneigenschaft nach § 55 Abs. 3 SGB XI |
| 12 | Erklärung über den Auszahlungsverzicht von Entgeltansprüchen |
| 13 | Aufzeichnungen nach § 19 Abs. 1 Arbeitnehmer-Entsendegesetz |
Mitgliedsbescheinigungen, Verzichtserklärungen, Statusfeststellungen, Nachweise zur Elterneigenschaft: Keines dieser Dokumente entsteht in Ihrer Lohnsoftware. Sie kommen von Krankenkassen, von Behörden oder von den Mitarbeitenden selbst – und genau deshalb fehlen sie bei einer Prüfung am häufigsten.
Die Rechtsfolge: kein Bußgeld – ein Bescheid
Wer die Aufzeichnungspflicht nicht ordnungsgemäß erfüllt, bekommt bei einer Betriebsprüfung keine Nachfrage, sondern § 28f Abs. 2 SGB IV: Der Rentenversicherungsträger kann die Beiträge von der Summe der gezahlten Arbeitsentgelte verlangen – und die Arbeitsentgelte schätzen, wenn er sie nicht ohne unverhältnismäßigen Aufwand ermitteln kann.
Das ist der Unterschied zwischen einer Ordnungswidrigkeit und einer sofortigen Zahlungspflicht. Wer die Unterlagen nicht vorlegen kann, diskutiert nicht über die Höhe – er zahlt eine geschätzte Summe.
Fünf Irrtümer, die teuer werden können
| Irrtum | Richtig |
|---|---|
| „Das wird 2027 eingeführt.“ | Die Pflicht gilt bereits. Zum 31.12.2026 endet nur die Befreiungsmöglichkeit. |
| „Betrifft nur große Unternehmen.“ | Gilt für jeden Arbeitgeber, unabhängig von Branche und Größe. |
| „Zehn Jahre aufbewahren.“ | Bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt (§ 28f Abs. 1 SGB IV). Steuerrechtliche Fristen laufen daneben und können länger sein. |
| „Einscannen reicht.“ | Ab 01.01.2027 müssen die Unterlagen maschinell auswertbar sein. Reine Bilddateien ohne Metadaten genügen nicht. |
| „Die Lohnsoftware erledigt das.“ | § 8 Abs. 2 BVV umfasst Erklärungen, Bescheide und Nachweise, die in keiner Abrechnungssoftware entstehen. |
Ab 1. Oktober: Ihre Entgeltunterlagen bei uns
Ab dem 1. Oktober 2026 führen wir die Entgeltunterlagen Ihrer Beschäftigten elektronisch – strukturiert nach den Vorgaben des § 8 BVV, mit einer Oberfläche, die ohne Schulung bedienbar ist. Der Zeitplan geht auf: Sie starten im Oktober, haben das vierte Quartal zur Übernahme Ihrer bestehenden Unterlagen und sind zum Stichtag am 1. Januar 2027 vorbereitet – ohne Hektik im Dezember.
Die BVV-Akte ist eigenständig buchbar und funktioniert unabhängig davon, wer Ihre Lohnabrechnung erstellt. Läuft die Lohnabrechnung zusätzlich über uns, wird die Akte direkt daraus gespeist – die Anbindung an die Abrechnung ist als Aufpreis buchbar. Details dazu finden Sie unter Preise.
Upload per Drag & Drop
Dokumente werden per Ziehen und Ablegen in die Akte gelegt – ohne Schulung, direkt am Arbeitsplatz.
Vollständigkeitsampel je Mitarbeitendem
Die Ampel prüft je Beschäftigtem sechzehn Merkmale – von der Beschäftigungsart über die Staatsangehörigkeit bis zum Baubetrieb – und nennt jede fehlende Unterlage mit ihrer Fundstelle in § 8 Abs. 2 BVV. Wo die Daten keine sichere Aussage zulassen, sagt sie das, statt Vollständigkeit zu behaupten.
Prüfungsfertig auf Knopfdruck
Kommt die Prüfung, ziehen Sie den vollständigen Bestand als geordnetes Archiv, dazu das Beschäftigtenverzeichnis nach § 9 Abs. 1 BVV, getrennt nach Einzugsstellen. Geordnet, lesbar, sofort übergabefähig.
Zuordnung nach § 8 Abs. 2 BVV
Jedes Dokument wird einer der dreizehn Unterlagenarten nach § 8 Abs. 2 BVV zugeordnet. Der Dokumenttyp wird beim Ablegen gewählt und ist damit eindeutig belegt; die Ablage ordnet sich daraus von selbst. Abrechnungen, die wir für Sie erstellen, landen ohne Ihr Zutun am richtigen Platz.
Was ein Summenbescheid bedeutet
Fehlen bei einer Betriebsprüfung Unterlagen, ermittelt der Prüfer die Beiträge nicht mühsam nach – er darf die Arbeitsentgelte nach § 28f Abs. 2 SGB IV schätzen und auf die geschätzte Summe Beiträge festsetzen. Für einen Betrieb mit mehreren Beschäftigten summiert sich das schnell zu einer fünfstelligen Nachforderung, gegen die kaum Argumente greifen: Wer die Unterlagen nicht vorlegt, kann die Schätzung nur schwer entkräften.
Ein konkretes, anonymisiertes Rechenbeispiel aus der Praxis ergänzen wir hier auf Wunsch – es ist das überzeugendste Element dieser Seite.
So starten Sie
1. Bestandsaufnahme
Wir sehen uns an, welche der dreizehn Unterlagen bei Ihnen bereits vorliegen und welche fehlen.
2. Übernahme
Sie laden Ihre vorhandenen Unterlagen gebündelt als Sammelupload hoch. Wir ordnen sie den Beschäftigten und den § 8-Registern zu.
3. Laufender Betrieb
Neue Dokumente kommen direkt in die Akte. Sie sehen über die Vollständigkeitsampel jederzeit, wo etwas fehlt.
4. Prüfungsfall
Kommt die Betriebsprüfung, sind die Unterlagen vollständig, geordnet und lesbar verfügbar.
Häufige Fragen zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen
Gilt die Pflicht auch für Kleinbetriebe mit zwei Mitarbeitenden?
Wir haben eine Befreiung beantragt. Was passiert damit?
Reicht es, die Unterlagen einzuscannen und als PDF abzulegen?
Wie lange müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?
Unsere Lohnabrechnung läuft über den Steuerberater. Betrifft uns das trotzdem?
Was passiert bei einer Prüfung, wenn Unterlagen fehlen?
Können wir die Akte nutzen, ohne die Lohnabrechnung zu Ihnen zu verlagern?
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Nadine Milewski
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Wir sehen mit Ihnen durch, welche der dreizehn Unterlagen bei Ihnen fehlen – und richten die Akte so ein, dass Sie zum Stichtag vorbereitet sind.
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