LEISTUNG
Lohnbuchhaltung: Aufgaben, Kosten & Outsourcing
Die Lohnbuchhaltung gehört zu den fehleranfälligsten und zeitintensivsten Aufgaben im Unternehmen. Wir erklären, was dazugehört – und wie Sie die komplette Lohnbuchhaltung zum Festpreis ab 8,90 € pro Abrechnungsfall auslagern.
- 1000+ Kunden
- 50+ Experten
- ab 8,90 € / Fall
- Haftpflichtversichert
Das Wichtigste in Kürze: Die Lohnbuchhaltung umfasst die monatliche Abrechnung von Löhnen und Gehältern, alle gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt sowie das Bescheinigungs- und Dokumentationswesen. Wer die Lohnbuchhaltung auslagert, spart Zeit, senkt das Haftungsrisiko und zahlt bei Lohnhelden einen kalkulierbaren Festpreis ab 8,90 € pro Abrechnungsfall – alle Pflichtmeldungen, Auswertungen und Standard-Dokumente inklusive.
Was ist Lohnbuchhaltung?
Die Lohnbuchhaltung (auch Lohn- und Gehaltsbuchhaltung genannt) ist der Teil des betrieblichen Rechnungswesens, der sich mit der Abrechnung der Personalentgelte beschäftigt. Sie stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter pünktlich und korrekt bezahlt wird – und dass Lohnsteuer sowie Sozialversicherungsbeiträge richtig berechnet, einbehalten und abgeführt werden. Anders als die Finanzbuchhaltung, die alle Geschäftsvorfälle erfasst, konzentriert sich die Lohnbuchhaltung ausschließlich auf das Arbeitsverhältnis zwischen Unternehmen und Beschäftigten.
Rechtlich bewegt sich die Lohnbuchhaltung im Spannungsfeld aus Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht und Arbeitsrecht. Genau das macht sie so anspruchsvoll: Regelungen ändern sich laufend, und Fehler fallen oft erst bei der nächsten Betriebsprüfung auf – dann aber mit Nachzahlungen und im schlimmsten Fall mit persönlicher Haftung der Geschäftsführung.
Die Aufgaben der Lohnbuchhaltung im Überblick
Monatliche Entgeltabrechnung
Berechnung von Brutto- und Nettolöhnen, Zuschlägen, Einmalzahlungen, geldwerten Vorteilen und Abzügen – für jeden Mitarbeiter, jeden Monat, termingerecht.
Meldewesen (DEÜV)
An- und Abmeldungen von Mitarbeitern, Jahresmeldungen und alle gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen an Krankenkassen, Rentenversicherung und Behörden.
Lohnsteuer & Beiträge
Ermittlung und fristgerechte Übermittlung der Lohnsteueranmeldungen und Beitragsnachweise an Finanzamt und Sozialversicherungsträger.
Bescheinigungswesen
Verdienstbescheinigungen, Arbeitsbescheinigungen und weitere Nachweise, die Mitarbeiter oder Behörden anfordern.
Dokumentation & Lohnkonten
Führung der Lohnkonten und Aufbewahrung aller abrechnungsrelevanten Unterlagen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Auswertungen
Lohnjournale, Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung und weitere Standard-Auswertungen als Grundlage für Ihre Unternehmenssteuerung.
Lohnbuchhaltung intern führen – oder auslagern?
Grundsätzlich haben Unternehmen drei Möglichkeiten: die Lohnbuchhaltung selbst erledigen, den Steuerberater beauftragen oder ein spezialisiertes Lohnbüro einschalten. Welche Variante passt, hängt von Mitarbeiterzahl, internem Know-how und der Komplexität der Abrechnungsfälle ab.
| Intern | Steuerberater | Lohnbüro (Lohnhelden) | |
|---|---|---|---|
| Fachwissen | Muss aufgebaut und laufend geschult werden | Vorhanden, Lohn oft Nebenleistung | 50+ Experten, ausschließlich Lohn |
| Kosten | Personal, Software, Fortbildung | Häufig nach Gebührenordnung | Festpreis ab 8,90 € pro Abrechnungsfall |
| Vertretung bei Ausfall | Kritisch bei Urlaub/Krankheit | Meist gegeben | Immer gegeben, Team-Struktur |
| Haftung | Beim Unternehmen | Beim Berater | Lohnhelden ist haftpflichtversichert |
Eine ausführliche Gegenüberstellung der Kosten finden Sie auf unserer Seite Lohnabrechnung: Kosten im Vergleich.
Lohnbuchhaltung auslagern: Diese Vorteile bringt Outsourcing
- Kalkulierbare Kosten: Sie zahlen einen Festpreis ab 8,90 € pro Abrechnungsfall – ohne versteckte Zusatzkosten für Meldungen oder Standard-Dokumente. Details auf unserer Preisseite.
- Weniger Haftungsrisiko: Unsere Arbeit ist haftpflichtversichert. Fehlerhafte Abrechnungen gehen nicht mehr zu Ihren Lasten.
- Kein Wissensrisiko: Kündigt Ihre Lohnbuchhalterin oder fällt sie länger aus, steht die Abrechnung intern still. Mit 50+ Experten sind wir immer besetzt.
- Zeit für Ihr Kerngeschäft: Sie liefern die Bewegungsdaten, wir übernehmen den Rest – vom Meldewesen bis zur Auswertung.
- Skalierbarkeit: Ob 5 oder 500 Mitarbeiter – die externe Lohnabrechnung wächst mit Ihrem Unternehmen mit.
So läuft das Lohnbuchhaltung-Outsourcing bei Lohnhelden ab
- Kostenloses Angebot: Sie schildern uns kurz Ihre Situation, wir erstellen ein unverbindliches Festpreisangebot.
- Datenübernahme: Wir übernehmen Ihre Stamm- und Bewegungsdaten – auch mitten im Jahr und auch von Ihrem bisherigen Anbieter oder Steuerberater.
- Laufende Abrechnung: Monat für Monat erledigen wir die komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung inklusive aller Pflichtmeldungen.
- Persönlicher Ansprechpartner: Bei Fragen erreichen Sie Ihr festes Team direkt – ohne Hotline-Warteschleife.
Den kompletten Prozess haben wir auf der Seite Ablauf Schritt für Schritt beschrieben.
Optionale Zusatzleistungen für Ihre Lohnbuchhaltung
Personalportal
Jeder Mitarbeiter erhält einen eigenen Download-Link und ruft seine Abrechnungen selbst ab – ohne Verteilaufwand in Ihrer Personalabteilung.
Controlling-Zugriff
Direkter Zugriff auf die Datenbank für individuelle Reportings – von Lohnjournal-Analysen bis zu eigenen Auswertungen.
Digitale Personalakte
Alle Personaldokumente papierlos an einem Ort – strukturiert, durchsuchbar und jederzeit verfügbar.
Postversand
Auf Wunsch versenden wir Abrechnungen und Dokumente klassisch per Post an Ihre Mitarbeiter.
Häufige Fragen zur Lohnbuchhaltung
Was kostet es, die Lohnbuchhaltung auszulagern?
Was ist der Unterschied zwischen Lohnbuchhaltung und Lohnabrechnung?
Kann ich die Lohnbuchhaltung auch mitten im Jahr auslagern?
Wer haftet bei Fehlern in der ausgelagerten Lohnbuchhaltung?
Behalte ich die Kontrolle über meine Lohndaten?
Für welche Unternehmensgrößen lohnt sich das Outsourcing?
Lohnbuchhaltung abgeben, Kopf frei bekommen
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