SO FUNKTIONIERT'S

In 4 Schritten zur externen Lohnabrechnung

Vom ersten Gespräch bis zur laufenden monatlichen Abrechnung: Der Start mit Lohnhelden ist bewusst einfach gehalten. Wir übernehmen die Arbeit – Sie behalten den Überblick. Zum Festpreis ab 8,90 € pro Abrechnungsfall.

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Das Wichtigste in Kürze: Der Einstieg bei Lohnhelden läuft in vier Schritten: kostenloses Erstgespräch mit Angebot, Datenübernahme durch uns, Testabrechnung mit Feinschliff und schließlich die laufende monatliche Abrechnung mit persönlichem Ansprechpartner. Kommen Sie von einem anderen Anbieter oder Steuerberater, koordinieren wir die komplette Datenübergabe – für Sie entsteht kein Aufwand.

Der Ablauf im Detail

Kostenloses Erstgespräch & Angebot
Am Anfang steht ein unverbindliches Gespräch: Wie viele Mitarbeiter beschäftigen Sie? Welche Beschäftigungsarten gibt es – Festangestellte, Minijobber, Aushilfen? Gibt es Besonderheiten wie Baulohn, Zuschläge oder betriebliche Altersvorsorge? Auf dieser Basis erhalten Sie ein verbindliches Festpreisangebot ab 8,90 € pro Abrechnungsfall. Keine versteckten Kosten, kein Kleingedrucktes – was drinsteht, gilt.
Datenübernahme durch Lohnhelden
Nach Ihrer Zusage übernehmen wir die Einrichtung. Kommen Sie von einem Steuerberater oder anderen Lohnbüro, koordinieren wir die komplette Datenübergabe direkt mit dem bisherigen Anbieter – Stammdaten, Jahreswerte, Abrechnungshistorie. Starten Sie ganz neu, richten wir Ihre Firma und Mitarbeiter anhand Ihrer Unterlagen ein. In beiden Fällen gilt: Ihr Aufwand bleibt minimal.
Testabrechnung & Feinschliff
Bevor die erste echte Abrechnung erstellt wird, fahren wir eine Testabrechnung und gleichen jeden Wert ab – Bruttolöhne, Abzüge, Meldungen, Besonderheiten. Weicht etwas ab, klären wir es gemeinsam mit Ihnen, bis alles exakt passt. Erst dann geben wir den Livebetrieb frei. So starten Sie ohne Risiko.
Laufende monatliche Abrechnung
Ab jetzt läuft Ihre Lohnabrechnung wie ein Uhrwerk: Sie melden uns monatlich die Änderungen, wir erstellen pünktlich alle Abrechnungen inklusive der gesetzlichen Meldungen an Finanzamt, Krankenkassen und Sozialversicherungsträger. Ihr persönlicher Ansprechpartner kennt Ihren Betrieb und ist bei Fragen direkt erreichbar – keine Hotline, keine Ticketnummern.

Was Sie als Kunde liefern – und was nicht

Damit die Abrechnung reibungslos läuft, brauchen wir zwei Arten von Informationen von Ihnen:

Einmalig: Stammdaten

Zum Start benötigen wir die Grunddaten Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter: Firmendaten und Betriebsnummer, persönliche Daten der Beschäftigten, Steuermerkmale, Krankenkassen, Bankverbindungen und Vertragskonditionen. Bei einem Anbieterwechsel besorgen wir diese Daten direkt vom Vorgänger.

Monatlich: Bewegungsdaten

Im laufenden Betrieb melden Sie uns nur, was sich ändert: geleistete Stunden bei variabler Vergütung, Zuschläge, Ein- und Austritte, Krankheits- und Urlaubszeiten, Prämien oder Gehaltsanpassungen. Bleibt alles beim Alten, genügt ein kurzes Okay – den Rest erledigen wir.

Alles andere – Berechnungen, Meldungen, Bescheinigungen, Jahresabschlussarbeiten der Lohnbuchhaltung – übernimmt Lohnhelden. Einen Überblick über den Leistungsumfang finden Sie unter Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Digital, sicher und bundesweit

Der gesamte Austausch läuft digital: Sie übermitteln Bewegungsdaten unkompliziert auf dem Weg, der zu Ihren Prozessen passt, und erhalten alle Auswertungen digital zurück. Auf Wunsch bekommen Ihre Mitarbeiter ihre Abrechnungen direkt über ein Personalportal. Da alles digital funktioniert, betreuen wir von Osnabrück aus Unternehmen in ganz Deutschland – vom Handwerksbetrieb bis zum Unternehmen mit mehreren Standorten. Mehr über unser Team aus 50+ Experten erfahren Sie auf der Seite Unternehmen.

Häufige Fragen zum Ablauf

Wie schnell kann Lohnhelden mit meiner Abrechnung starten?

Das hängt vom Einzelfall ab – insbesondere davon, wie schnell die Daten vom bisherigen Anbieter vorliegen. Da wir die Übergabe aktiv koordinieren und mit einer Testabrechnung absichern, planen wir den Start in der Regel zu einem sauberen Monatswechsel. Im Erstgespräch nennen wir Ihnen einen konkreten Zeitplan.

Was muss ich jeden Monat an Lohnhelden liefern?

Nur die Bewegungsdaten: Stunden bei variabler Vergütung, Zuschläge, Ein- und Austritte, Fehlzeiten und sonstige Änderungen. Bei festen Gehältern ohne Änderungen genügt eine kurze Freigabe – wir erinnern Sie rechtzeitig vor jedem Abrechnungslauf.

Ich komme vom Steuerberater – muss ich die Daten selbst besorgen?

Nein. Lohnhelden koordiniert die komplette Datenübergabe mit Ihrem Steuerberater oder bisherigen Anbieter. Details dazu finden Sie auf unserer Seite zum Anbieterwechsel.

Habe ich einen festen Ansprechpartner?

Ja. Jeder Kunde erhält einen persönlichen Ansprechpartner, der den Betrieb und seine Besonderheiten kennt. Bei Urlaub oder Krankheit ist die Vertretung im Team aus 50+ Experten gesichert – Ihre Abrechnung kommt immer pünktlich.

Was kostet der Einstieg?

Das Erstgespräch und das Angebot sind kostenlos. Danach zahlen Sie den vereinbarten Festpreis ab 8,90 € pro Abrechnungsfall – kleine Unternehmen starten ab ca. 45 € pro Monat. Alle Details finden Sie unter Preise.

Machen Sie den ersten Schritt – wir übernehmen die restlichen drei

Kostenloses Erstgespräch, Datenübernahme, Testabrechnung, laufende Abrechnung: So einfach starten Sie mit Lohnhelden. Über 1000 Kunden sind diesen Weg schon gegangen.