Gehaltsabrechnung erstellen: So gehen Arbeitgeber richtig vor

Was die Gehaltsabrechnung vom Lohn unterscheidet

Bei der Gehaltsabrechnung wird ein fester Monatsbetrag abgerechnet – unabhängig davon, wie viele Arbeitstage der Monat hat. Das unterscheidet sie von der Lohnabrechnung, bei der jeden Monat Stunden erfasst und multipliziert werden. Klingt einfacher? Auf den ersten Blick ja. In der Praxis holt die Komplexität Angestellten-Abrechnungen aber an anderer Stelle ein: Dienstwagen und andere geldwerte Vorteile, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, Boni und Provisionen, Gehaltsanpassungen, unbezahlter Urlaub oder Krankheitszeiten über den Entgeltfortzahlungszeitraum hinaus – all das verändert die Abrechnung und will korrekt behandelt werden. Grundlagen zu beiden Abrechnungsarten finden Sie auf unserer Seite Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Der Aufbau einer Gehaltsabrechnung

Jede Gehaltsabrechnung folgt derselben Logik in drei Blöcken:

Dazu kommen die Kopfdaten mit den Pflichtangaben: Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit Anschrift, Abrechnungszeitraum, Steuerklasse, Versicherungsdaten und Kinderfreibeträge. Die Details regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung.

Gehaltsabrechnung erstellen: der monatliche Ablauf

1. Änderungen prüfen: Gab es im Monat Gehaltserhöhungen, neue Sachbezüge, Adress- oder Krankenkassenwechsel, Ein- oder Austritte?
2. Variable Bestandteile erfassen: Boni, Provisionen, Überstundenvergütungen und Einmalzahlungen – Einmalzahlungen werden steuer- und beitragsrechtlich anders behandelt als laufendes Gehalt.
3. Abrechnung berechnen: Steuer- und Beitragsberechnung mit den aktuell gültigen Werten – zwingend mit geprüfter Abrechnungssoftware, nicht per Tabellenkalkulation.
4. Dokument erteilen: Die Abrechnung mit allen Pflichtangaben an den Mitarbeiter ausgeben – digital oder auf Papier.
5. Melden und zahlen: Lohnsteueranmeldung, Beitragsnachweise und alle gesetzlich vorgeschriebenen DEÜV-Meldungen fristgerecht übermitteln, Gehälter und Abgaben pünktlich überweisen.
6. Archivieren: Lohnkonten führen und Unterlagen über die gesetzlichen Fristen aufbewahren.

Die häufigsten Stolperfallen bei Gehaltsabrechnungen

• Geldwerte Vorteile vergessen oder falsch bewertet: Dienstwagen, Jobtickets, Gutscheine oder Personalrabatte müssen korrekt in der Abrechnung auftauchen – ein Dauerthema bei Prüfungen.
• Einmalzahlungen falsch abgerechnet: Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld und Boni folgen eigenen Regeln bei der Beitragsberechnung.
• Gehaltsumwandlung unsauber umgesetzt: Bei betrieblicher Altersvorsorge muss die Umwandlung steuer- und beitragsrechtlich korrekt abgebildet werden.
• Teilmonate falsch gerechnet: Ein- und Austritte mitten im Monat oder unbezahlte Fehlzeiten erfordern eine anteilige Gehaltsberechnung.
• Statuswechsel übersehen: Überschreitet ein Gehalt relevante Grenzen oder ändert sich der Versicherungsstatus, müssen Abrechnung und Meldungen angepasst werden.
• Meldefristen gerissen: Auch bei nur einem einzigen Angestellten gelten dieselben monatlichen Fristen wie im Großbetrieb.

Selbst rechnen oder rechnen lassen: die ehrliche Abwägung

Wer nur sich selbst als Geschäftsführer und vielleicht zwei Angestellte mit unverändertem Festgehalt abrechnet, kommt mit Software und Disziplin eine Weile zurecht. Doch die Rechnung verschiebt sich schnell: Jede Sonderzahlung, jeder Dienstwagen, jeder Personalwechsel kostet Recherche- und Korrekturzeit – und jeder Fehler potenziell Nachzahlungen. Rechnen Sie ehrlich: Was kostet Sie eine Stunde Ihrer Zeit, und wie viele Stunden stecken Sie monatlich in Abrechnung, Meldungen und Fortbildung? Zum Vergleich: Bei Lohnhelden kostet die komplette Abrechnung ab 8,90 € pro Abrechnungsfall – alle gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen, Auswertungen und Standard-Dokumente inklusive. Eine detaillierte Gegenüberstellung bietet unsere Seite Lohnabrechnung: Kosten.

Gehaltsabrechnung erstellen lassen: so einfach geht es

Als spezialisiertes Lohnbüro mit 50+ Experten übernehmen wir Ihre Gehaltsabrechnungen komplett – von der monatlichen Berechnung über das gesamte Meldewesen bis zu den Standard-Dokumenten. Sie melden uns lediglich Änderungen und variable Bestandteile, alles Weitere passiert bei uns: haftpflichtversichert, termintreu und zum Festpreis. Auf Wunsch erhalten Ihre Angestellten ihre Abrechnungen über das Personalportal mit eigenem Download-Link, ergänzt um digitale Personalakte, Postversand oder Controlling-Zugriff. Über 1000 Kunden nutzen diesen Service bereits – bewertet mit 4,8/5 Sternen bei Google (23 Rezensionen). Wie die Zusammenarbeit startet, lesen Sie unter Ablauf; alle Leistungsdetails stehen unter Lohnabrechnung erstellen lassen und die Konditionen auf der Preisseite. Mehr zum Outsourcing-Modell erfahren Sie auf der Seite Externe Lohnabrechnung.

Häufige Fragen zum Erstellen der Gehaltsabrechnung